Muutamaa päivää ennen kisoja toimitsijoille ilmoitetaan heidän tehtävänsä ja sijaintinsa kisoissa.

Edellisenä iltana ennen kisoja uimahallilla menee muutama tunti kisojen "pystyttämisessä".

Itse kisapäivänä toimitsijat saapuvat kisapaikalle jo hyvissä ajoin, tekemään kisoja valmistelevia töitä. Esimerkiksi kisatoimistossa on oltava ajoissa vastaanottamassa kisoihin saapuvia uimareita. Uimarit aloittavat lämmittelyn ja kisoihin valmistautumisen usein jo kahta tuntia ennen ensimmäistä kisastarttia.

Ennen kisan alkua jokainen toimitsija saa toimitsijapaidan, jonka voi noutaa kisatoimistosta. Muutoin asuna on useimmiten tummat housut. Jalkineiksi suositellaan sisäkenkiä tai -sandaaleja.

Ennen jokaisen uimakisan alkua pidetään aina toimitsijapalaveri, jossa kerrataan kisan kulku, lajikohtaiset säännöt ja muut mieleen tulevat asiat. Kisanjohtaja ohjeistaa toimitsijoita hylkäysesitysten tekemisessä. Kysymyksiä saa ja pitää esittää, kokeneemmatkin toimitsijat tarvitsevat kertausta. Tämä toimitsijapalaveri on n. 60 - 30 minuuttia ennen kisastarttia, kisojen koon mukaan.

Kisojen aikana huolehditaan kavereista eli esimerkiksi viereisen radan käännöstarkastajasta, joka ei huomaa oman ratansa uimarin maaliintuloa. Käännöstarkastajille pyritään saamaan joka kisaan tauottaja/sijainen, mikä mahdollistaa lyhyiden taukojen pitämisen myös itse kisan aikana.

Kilpailujen jälkeen kaikki talkoolaiset huolehtivat kisojen "purkutöistä" ja siitä, että uimahalli jää siistiin kuntoon. Esimerkiksi pukuhuoneet on käytävä läpi mahdollisten jälkeenjääneiden löytötavaroiden keräämiseksi talteen.

Kokeneemmat toimitsijat auttavat ja neuvovat, tehtävää on aina!