Rekisteriseloste

JÄSENREKISTERIN REKISTERISELOSTE
Henkilötietolain (523/1999) 10 § mukainen rekisteriseloste


1 Rekisterin nimi
Porin Uimaseura ry:n jäsenrekisteri


2 Rekisterinpitäjä
Nimi: Porin Uimaseura ry
Verkkosivut: www.porinuimaseura.fi
Osoite: Spinkkitie 25, 28130 Pori


2.1 Rekisteriasioista vastaavat henkilö
Nimi: seuran hallituksen jäsenet (lueteltu seuran nettisivuilla www.porinuimaseura.fi)
Sähköposti: porinuimaseurary@gmail.com


3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja
muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Yhteys‐ ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista,
tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja seuran sisäiseen käyttöön kuten kisamatkan
järjestämistä varten.


Rekisterin käyttämiseen tarvitaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Käyttäjätunnus ja salasana annetaan
jäseneksi/uimariksi liittymisen yhteydessä, kun jäsenen tiedot syötetään toiminnanohjausjärjestelmä Seuramappiin.
Porin Uimaseuran hallituksen jäsenillä ja valmentajilla on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin jäsentietoihin.


4 Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen
täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi kerätään seuraavat tiedot:

  • Jäsenten yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti)
  • Jäsenyystiedot (jäsenen rooli seurassa, sukupuoli, jäsennumero)
  • Jäsenen syntymäaika ja/tai henkilötunnus (tämä mm. seuran ottamaa tapaturmavakuutusta varten tai esim.
    leiri‐ ja kisamatkojen matkavarauksia varten
  • Jäsenmaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset)
  • Lisätiedot (tähän voi henkilö itse laittaa maininnan mm. allergioistaan tai sairauksista, jotka valmentajan on
    syytä tietää)
  • Alaikäisen jäsenen huoltajan/huoltajien nimet ja heidän yhteystietonsa.

Jäsenen tiedot poistetaan myClub-järjestelmästä kun hän eroaa seuran jäsenyydestä. Tiedot kuitenkin
säilytetään järjestelmässä niin kauan kuin jäsenellä on avoimia laskuja.

Muita toiminnanohjausjärjestelmä Seuramapissa ylläpidettäviä tietoja ovat:

  • Jäsenen osallistuminen seuran harjoituksiin ja tapahtumiin
  • Laskutus tapahtuu Seuramapin kautta: jäsenmaksut, harjoitusmaksut, varustehankinnat ja muut toimintaan
    liittyvät asiat laskutetaan tämän kautta. Jäsen pääsee omalta jäsenkortiltaan näkemään omat laskunsa.


5 Rekisterin tietolähteet
Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella tai jäsenyyttä hakevan henkilön ilmoituksella
jäsenhakemuslomakkeen tai uudeksi uimariksi ilmoittautumislomakkeen kautta. Jäsenrekisterissä ylläpidetään myös
seuran yhteistyökumppaneiden/sponsoreiden yhteystietoja laskutusta varten.


6 Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ei myöskään EU‐alueen tai
ETA:n ulkopuolelle


7 Rekisterin suojauksen periaatteet
Sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee valvotussa palvelinkeskuksessa käyttäjätunnuksin suojatulla palvelimella.
Jäsenrekisteriä ylläpidetään myClub-toiminnanohjausjärjestelmässä, jonka toimittaja on Taikala Oy.
Toimittaja vastaa päivittäisestä varmuuskopioinnista sekä tietoturvasta (SSL‐yhteys). Porin Uimaseura ry ja
rekisteripalvelun tarjoaja huolehtivat tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan.


8 Tarkastusoikeus
Rekisteriin merkityllä jäsenellä on pääsy omiin jäsentietoihinsa käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla.


9 Rekisteritietojen korjaaminen
Jäsenen velvollisuus on itse pitää yhteystietonsa ajantasalla myClub‐järjestelmässä omalla jäsentietokortillaan.